Еще раз про управление запасами: почему нельзя обойтись Excel

Говоря про управление запасами, всегда стоит помнить одно важное слово, которое постоянно теряется в коммуникации — это слово «оптимизация». Оптимизация товарных запасов — пожалуй, самая сложная и важная часть всей системы управления запасами.

В статье поговорим про оптимизацию запасов, про то, как эта задача решается, для чего ее решать, в чем ее сложность и как это преодолеть.

Управление запасами как задача

Процесс управления запасами каждый понимает и представляет по-своему. По нашему мнению, рассматривать эту задачу стоит с точки зрения бизнес-потребности, исходя из того, зачем в принципе нужна эта функция и как оценивать ее эффективность.

«Я — практик, обладающий многолетним опытом решения различных задач в сфере аналитики, управления запасами, оптимизации поставок и товародвижения. За 14 лет работы в области аналитики мне удалось поработать с совершенно разноплановыми проектами — в производственных структурах, в дистрибьюции, в ритейла — в общей сложности их насчитывается более 3 десятков. И вроде бы все это очень разное, но на самом деле, у этих структур довольно много общего. И если говорить про управление запасами и управленческих процессах, я бы применил цитату Билла Хьюлетта: „Нельзя управлять тем, что невозможно измерить, но всего, что измеримо, можно достичь“. Мне очень нравится это высказывание, потому что действительно нельзя управлять тем процессом, который никак не измеряется, но все, что измеримо, можно достичь. Звучит оптимистично, но я считаю, что через некоторое количество итераций измеримый результат достигаем».

—-----------------

На самом деле, управление запасами — это функция, у которой есть три противоречивых состояния, между которыми нужно найти баланс:

1. Первая функция управления запасами отвечает запросам потребителей и должна обеспечивать:

• наличие товаров на складе;
• должную скорость отгрузки и исполнения заказов;
• качество и регулярное обновление ассортимента;
• качественный сервис (за которым, собственно, ваши клиенты к вам обращаются).

2. Вторая задача управления запасами — оптимальное использование активов, которое в обеспечении:

• степени загруженности производства;
• оборачиваемости запасов;
• скорости конвертации в деньги;
• рентабельности инвестиций в запасы (допустим, у вас всегда есть возможность заполнить склады без остатка и обеспечить невероятный сервис, но при этом с высокой вероятностью станете банкротами — нужно найти баланс между двумя этими крайностями).

3. Третья крайность — это внутренняя эффективность, которая включает в себя:

• производительность труда;
• операционные издержки.

Если бы мы изобрели телепортацию, если бы транспортировка ничего не стоила — можно было бы, наверное, как-то найти компромисс между этими решениями, обеспечивая поставки за секунды «по воздуху». Но мы живем в реальном мире, а в реальном мире логистика стоит денег. Когда мы перевозим единицу продукции, когда мы платим деньги за топливо, за сотрудника, за каждую транзакцию. Поэтому мы не можем, к сожалению, пополнять склады каждый час. Мы должны так или иначе суммировать заказы, делать поставку раз в день, раз в месяц. Бывает и такой бизнес, где может быть поставка 2 раза в день (потому что там емкость маленькая). Как правило, ограничений, связанных с логистикой, довольно много.

Решение задач по управлению запасами — это решение задач с этими тремя противоречиями. Каждый из этих показателей должен, на самом деле, в компании измеряться. И вы должны видеть, внедряя соответствующие проекты, — не происходит ли улучшение одного показателя за счет ухудшения другого. В идеальной ситуации все три группы показателей должны улучшаться: должен расти уровень сервиса, должен возрастать уровень качества использования активов, их оборачиваемость и не должны расти издержки на логистику и другие операционные издержки.

В чем сложность управления запасами

Классическое определение управления запасами есть в книге Джона Шрайбфедера:

«Эффективное управление запасами позволяет организации удовлетворять или превышать ожидания потребителей, создавая такие запасы каждого товара, которые максимизируют чистую прибыль».

Jon Schreibfeder, «Achieving Effective Inventory Management»

По нашему мнению, в таком красивом и емком определении все сведено к ключевым аспектам, из которых мы можем сформулировать сложности процесса управления запасами.

В чем состоят сложности задачи управления запасами?

1. Товарная иерархия. Если вы в своей деятельности оперируете одним видом товара — это одна история. А что, если у вас количество товаров существенно более широкое? Что, если у вас ассортиментная матрица не одна, не две, не пять, а сотни, тысячи позиций. И чем глубже вы спускаетесь по этой товарной иерархии, тем больше комбинаций.
2. Логистическая иерархия. Другим фактором сложности является то, что вы планируете не только для одной точки поставки, а, например, для множества складов.
3. А еще может быть так называемая коммерческая иерархия, когда вы, например, планируете для различных групп клиентов в регионы.
4. И четвертая сложность — временная иерархия, когда вы планируете по неделям, по месяцам.

Совокупно на верхнем уровне существует одна комбинация, когда, собственно, вся Россия, или весь ассортимент, или весь период. На нижнем же уровне могут быть миллионы комбинаций. И возникает вопрос — насколько качественно вы можете решать задачу на товарном уровне?

Оценить это качество можно, ответив на следующие вопросы:

1. Проработка деталей

Сколько времени уделяется каждой комбинации? Некоторые исследования говорят, что одной комбинации (ассортиментной) за год человек уделяет внимание 45−50 секунд. То есть какая-то товарная позиция реально отсматривается всего секунд 40 за год.

2. Уникальность подхода

Насколько общие решения используются? Мы все стремимся найти какое-то простое общее решение, и это решение использовать для всех ситуаций, не взирая на то, популярная ли это товарная группа или менее популярная, редкие продажи, новинка и т. д. Многие из нас стремятся найти какое-то простое решение (скользящая средняя, если говорить о прогнозировании) и использовать его во всех случаях жизни.

3. Актуальность

Дальше есть сложность, связанная с тем, что мир очень динамично меняется и не всегда решения, принятые в какой-то конкретный период времени, актуальны через неделю, другую или месяц. Поэтому возникает вопрос — а насколько принимаемые решения последовательны и своевременны и очевидны ли последствия этого? В управлении запасами и цепями поставок есть такая практика — интегрированное планирование. Суть ее в том, что мы изначально, на первом шаге, прогнозируем спрос на будущее, затем мы приходим к каким-то консенсусным значениям по плану продаж, на основании этого плана продаж дальше планируем производство, затем планируем закупки сырья и материалов и так далее. Это полноценный цикл. Во многих компаниях этот цикл не выстроен, и все происходит со срывами сроков, непоследовательно. А бывает такое, что мы заказали сырье и материалы, а план продаж, прогноз спроса значительно поменялся. И, собственно, нужно обеспечить, чтобы вся эта информация рассчитывалась оперативно, и каждому последующему человеку в цепочке принятия решений она передавалась как можно быстрее.

4. Самокритичность

Четвертый вопрос, на который стоит ответить. Есть такая фраза: «не ошибаться невозможно, не замечать ошибок — легко». Наверное, это про каждого из нас. Насколько это про вас? К сожалению, когда мы работаем в очень динамичной среде, у нас совершенно не остается времени на оценку качества принимаемых решений, на разбор того, что является причиной тех следствий, которые мы имеем.

5. Способность к адаптивности

И пятый вопрос — насколько вы гибки и адаптивны? Сможете ли вы перестраивать свое поведение, исходя из изменчивых условий?

---

Совокупность невероятного количества комбинаций и тех вопросов, на которые сложно давать честные ответы, дает нам возможность представить, насколько сложная вообще задача — управление запасами, что у нее нет какого-то простого тривиального решения, нет какой-то волшебной палочки, взмахнув которой, мы получаем сразу результат.

Так или иначе, всегда некий процесс — это изменение, где вы работаете одновременно как над повышением качества бизнес-процессов, так и над выращиванием компетенций людей и обозрением аналитических систем.

Почему нельзя обойтись Excel

Аналитические системы для анализа и оптимизации запасов разнообразны и разноплановы, но они обязательно должны обладать определенными функциями, которых просто нет в стандартном Excel.

Первый шаг, обязательный для любой системы — консолидация и подготовка данных. Как правило, у вас есть какая-то учетная система — это может быть 1С, SAP, Navision (если говорить про иностранных вендров), «Мой склад» (если говорить про российских вендоров). В этих системах вы фактурируете какие-то операции, ведете коммуникацию с поставщиками. А система для оптимизации и анализа запасов — это некая надстройка или дополнительное решение. И чтобы это решение работало, надо забирать данные из этих учетных систем и подготавливать их и нормировать для дальнейшей обработки.

Последующий шаг — подготовка истории продаж для прогнозирования спроса. Нельзя, к сожалению, брать исторические данные как есть, их надо определенным образом приводить к устойчивому характеру, убирать так называемые выбросы, упущенные продажи.

Следующий шаг — прогнозирование спроса — понимание, каковы потребности у наших клиентов будут в будущем. При этом, мы должны понимать, что есть факторы, которые влияют на эти продажи: насколько активно мы рекламируем товар, насколько активно мы запускаем новинки. Также есть свойства, связанные с характером продуктов: сезонность, тренд, частота продаж — все это влияет на тот прогноз, который у вас должен получиться.

После того, как у вас есть сформированное представление о прогнозе спроса, о тех потребностях, которые есть у клиента в будущем, вы должны запланировать, какие объемы целевых и страховых запасов для вас являются оптимальными.

И на основе этой информации вы осуществляете планирование поставок и производства, и анализируете, насколько вы этим своим потребностям отвечаете.

В крупных компаниях есть еще такой процесс, как согласование и декомпозиция планов. Одно дело, когда компания маленькая — у тебя один план, один человек, который с этим планом работает. В крупной же компании бывает большое количество брендов, регионов, а также представлений о том, какие объемы нужны — у одних брендов одни, у других брендов другие. Поэтому нужен процесс согласования, декомпозиции планов, соответствующий инструменту, который позволяет это сделать.

Дальше идет анализ качества управления запасами с пониманием только тех показателей, о которых мы сказали ранее: насколько они соответствуют вашим ожиданиям — каков ваш уровень сервиса, уровень оборачиваемости, сколько денег вы заморозили в запасах и многое другое.

И последний аспект таких систем — это контроль и мониторинг. Это уже, скорее, такая оперативная задача, когда вы размещаете заказы поставщикам, они могут вам прислать какую-то промежуточную информацию, и вы должны в моменте понимать, существуют ли риски сбоев поставок, как вы будете на них реагировать. Поэтому нужна система контроля и мониторинга.

Рассмотрев базовый функционал аналитических систем, становится ясно, что Excel не обладает достаточными свойствами для полноценного анализа и оптимизации запасов. Как бы хорошо вы не ориентировались в Excel, вы не сможете должным образом осуществлять управление запасами и управленческий процесс в целом.

Как упростить процесс управления запасами?

Процесс управления запасами — сложный и трудоемкий процесс. К счастью, на смену электронным таблицам и ручному учету в Excel пришли современные программные системы, автоматизирующие рутинные операции и не допускающие ошибки, связанные с человеческим фактором.

Команда Reshape Analytics разработала коробочное решение Loginom Planiqum Suite — это модульное решение для автоматизированного прогнозирования и интегрированного планирования. Наш новый подход к решению задачи по прогнозированию спроса и оптимизации запасов — уникальная библиотека модулей на low-code платформе Loginom и Planiqum. С помощью автоматизированной аналитики многочисленных данных вы сможете принимать обоснованные управленческие решения и выстраивать стратегию развития вашего бизнеса.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию, на которой мы подробно разберем задачи и особенности вашего проекта, ответим на все интересующие вопросы и сомнения, а также подберем оптимальное решение для ваших задач.